1. Der Verteiler
Vorab sollten Sie einen Verteiler mit den wichtigsten E-Mail-Adressen anlegen, die Sie ansprechen möchten. Hierzu bedarf es ein bisschen Recherche, denn Sie wollen schließlich, dass Ihre Meldung im richtigen Ressort beim richtigen Mitarbeiter landet. Haben Sie alle Adressen zusammen und einen Verteiler erstellt, sollte dieser nicht für jedermann einsehbar sein. Setzen Sie die Adressen in Blindkopie (in Mail-Programmen besser bekannt als BCC (Blind Carbon Copy)), so können die anderen Empfänger nicht sehen, wen sie noch anschreiben.
2. Wählen Sie einen aussagekräftigen Betreff
Sie möchten, dass Ihre Pressemitteilung möglichst oft wahrgenommen wird! Wer nur „Pressemitteilung“ im Betreff stehen hat, weckt damit keine Neugierde beim Leser. Worum geht es in der Meldung? Gibt es eine Neuheit? Einen Führungswechsel? Hat ein Produkt oder Mitarbeiter einen Preis gewonnen? Soll auf eine Veranstaltung hingewiesen werden? Dann schreiben Sie es in den Betreff und Schaffen Sie ein erstes Interesse.
3. Kurz fassen
Die Länge der Pressemitteilung sollte eine DINA4-Seite nicht übersteigen. Manchmal reicht auch eine halbe. Es gibt keinen Grund zu lange auszuholen, eine Pressemitteilung hat nicht die Absicht, alle Feinheiten im kleinsten Detail zu beschreiben, sondern soll Redakteure informieren.
4. Textanhänge ja oder nein?
Viele Pressemitteilungen bestehen aus einem kurzen Text und einer angehängten Word oder PDF-Datei. Doch das ist eigentlich gar nicht notwendig. Im Gegenteil, manchmal ist es eine Wordversion, die sich nicht öffnen lässt, oder es wurden automatische Silbentrennung/Zeilenumbrüche oder andere Formatierungen eingestellt, die der Redakteur erst wieder entfernen muss, das macht niemandem Spaß. Den Text der Pressemeldung in einer optisch gut aufbereiteten Mail zu versenden, reicht also im Normalfall völlig aus. Sollten Sie hingegen z.B. einen sehr langen Gesetzestext als Hintergrundinformation haben, bietet es sich durchaus an, diesen an die E-Mail anzuhängen.
5. Keine E-Mail-Flut
Schicken Sie nicht mehrmals die gleiche Nachricht raus. Es besteht die Gefahr, dass die nächste Meldung nicht mehr ernst genommen wird oder schlimmer: als Spam eingestuft wird. Informieren Sie nur, wenn Sie wirklich etwas zu erzählen haben.
6. Pressebild
Im Gegensatz zum Text gehört ein Foto sehr wohl in den Anhang. Fügen Sie es als Bild in das Editorfenster der E-Mail leidet oftmals die Qualität. Das Foto sollte weder zu klein sein, sonst ist es nicht druckfähig, bzw. erscheint auf der Webseite verpixelt, noch zu groß sein, sonst quillt das Postfach über. Als Richtwert können Sie sich 1 MB merken. Fügen Sie dem Bild eine Bildunterschrift hinzu, wer oder was ist darauf zu sehen, sowie die Bildquelle an. Namen gibt man für gewöhnlich von links nach rechts an. Wichtig ist auch, dass Sie die Rechte an dem Foto besitzen. Mehr Tipps zum Thema Pressebild können Sie in unserem Artikel Pressefotos nachlesen.
7. Nachfragen erwünscht
Geben Sie klar erkennbar Ihre Kontaktdaten bzw. die des Ansprechpartners an. Ein Link zur Homepage, zu Ihrem Pressebereich für weitere Medieninhalte, kann durchaus hilfreich sein. Ein Hinweis auf soziale Netzwerke wie zum Beispiel Youtube verschafft Redakteuren auch von Radio und Bewegtbild einen besseren Einblick in ihr Unternehmen.
Sie haben noch Fragen zum Thema Pressemitteilung und Pressearbeit? Ich beantworte sie gerne.
Kerstin Lammer
- Leitung Redaktion-
Tel.: 07262 / 60914-13
E-Mail: kerstin.lammer@eppingen.org
