Nicht nur für Webseiten – hilfreiche Tipps für ein erfolgreiches Projekt

Damit Ihr Projekt zufriedenstellend abläuft und Sie Lust statt Frust verspüren, wenn der Projektleiter anruft, haben wir einige der häufigsten Stolpferfallen zusammengetragen, die es zu vermeiden gilt. Und natürlich verraten wir Ihnen auch wie es besser geht.

1. Unzureichende Zieldefinition

Wer in ein Taxi einsteigt nennt dem Fahrer üblicherweise seine Zieladresse. Ohne Ziel kann die Fahrt nicht losgehen. Auch Projekte benötigen ein Ziel. Eine gemeinsame Ausrichtung der Projektbeteiligten auf ein gewünschtes Ergebnis. Je spezifischer desto besser. Versteht sich von selbst, dass der Taxifahrer mit „Hauptstraße 16 in Mühlbach“ mehr anzufangen weiß als mit „nach Hause“.

Überlegen Sie sich warum das Projekt angegangen werden soll. Ist Ihre Webseite zum Beispiel optisch nicht mehr attraktiv und Sie wünschen sich einen modernen Look? Eventuell ist die Technik Ihrer Webseite veraltet und bedeutet ein Sicherheitsrisiko. Auf Rat Ihrer Agentur möchten Sie eine technische Aktualisierung vornehmen lassen.

Diese Ziele sind dann im idealen Fall, wenn Sie es wirklich professionell angehen wollen, in SMART- Ziele zu wandeln. Das Akronym S.M.A.R.T. wurde 1981 durch George T. Doran definiert und eingeführt. Aus dem Englischen heraus haben sich im Deutschen einige leichte Varianten in der Bedeutung einzelner Buchstaben entwickelt. Im Wesentlichen sind sie definiert als
 

S = Spezifisch
M = Messbar
A = Akzeptiert
R = Realistisch
T = Terminiert
 

Warum ist das SMART-Model für die Zielvorgaben so beliebt und konnte sich in der gängigen Projektmanagementpraxis bewähren? Sie umfassen die wichtigsten Elemente aus jeder Facette, ohne sich dabei in Details zu verlieren.

Spezifisch bedeutet, dass die Zielsetzung möglichst konkret, greifbar und klar gestellt sein soll.

Messbar bedeutet, dass zur Bewertung des Projekts auf einer fundierten, faktenbasierten Grundlage anstelle von subjektiven Bauchentscheidungen klare Kenngrößen definiert werden müssen.

Akzeptiert ist einer der wichtigsten Bestandteile, die schon bei der Teamzusammenstellung über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Wird das Ziel durch die Projektteilnehmer nicht akzeptiert und es entstehen Widerstände, können lieblose Tätigkeiten in mangelhafter Qualität bis hin zur Sabotage des Projekts auftreten.

Realistisch ist ziemlich direkt zu verstehen. Die Erwartungen dürfen gerne hoch, jedoch nicht überzogen sein. Sonst vermiest man sich damit selbst das beste Projekt noch. Ich erstelle heute einen Online Shop, mache morgen 120 Millionen Umsatz und Ende der Woche genieße ich den frühen Lebensabend auf Hawaii, nein, das ist der falsche Ansatz. Fangen Sie doch erstmal mit dem Ziel von 200 Neukunden in 12 Monaten an.

Terminiert beschreibt die zeitliche Komponente des Projekts. Die Parkinsonschen Gesetze von 1955 beschreiben es am besten: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Terminieren Sie Ihr Projekt nicht, wird es auch nie fertig.

So machen Sie es besser:

Nehmen Sie sich die Zeit und betrachten Sie die Situation von mehreren Seiten. Fixe Ideen sind ebenso schnell auch wieder verworfen. Notieren Sie sich stattdessen alles was Ihnen an Ihrer Webseite nicht gefällt, welche Informationen veraltet sind, welche Ratschläge Sie bekommen haben, was Ihre Mitbewerber gut machen. Entscheiden Sie dann, was sie davon umsetzen möchten, warum Sie es ändern wollen, wann es stattfinden soll und woran Sie festmachen, ob das Projekt ein Erfolg war. Gerne helfen wir Ihnen bei der Konkretisierung.

Profitipp: Allein schon der Versuch, eine konkrete Zielformulierung zu erstellen, lässt die guten Absichten erkennen und wird direkt höher bewertet als „Ich hätte gerne eine Webseite. Machen Sie mal.“

2. Mitarbeiterwechsel im Projektteam

Fragen Sie doch mal in der Personalabteilung nach, was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Es geht nicht nur ein Mitarbeiter, sondern auch das ihm innewohnende Know-how. Ebenso ist es im Projekt. Der Wechsel von Projektteilnehmern führt erfahrungsgemäß in den meisten Fällen zu einer direkten Verschlechterung der Ergebnisse. Gründe dafür sind vielfältig. Einige Beispiele:

 

• Zielsetzung nicht verstanden oder nicht akzeptiert

 

• Ungeplantes On- und Offboarding der Mitarbeiter wirkt sich auf Zeit und Budget aus

 

• Fehlendes Verständnis für die Materie

 

• Neuer Mitarbeiter ist mit den hinterlassenen Aufgaben des Vorgängers überfordert

 

• Neuer Mitarbeiter verfolgt eigene Ziele im Projekt und verändert damit die Zielsetzung

 

• Neuer Mitarbeiter fühlt sich in seiner Rolle nicht wohl

 

• Neuer Mitarbeiter wurde nicht mit den notwendigen Befugnissen ausgestattet

 

So machen Sie es besser:

Mitarbeitern sollte für die Dauer des Projekts die dafür notwendige Zeit eingeräumt werden. Sie haben Ihre Mitarbeiter sicher nicht eingestellt, weil sie mal ein Webprojekt begleiten sollen, sondern aus anderen Gründen. Beachten Sie also, dass die Situation auch für Ihren Mitarbeiter wahrscheinlich neu und ungewohnt ist. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, der motiviert ist und sich auf das Projekt freut. Im Idealfall ist der Mitarbeiter schon mehrere Jahre bei Ihnen tätig, kennt das Unternehmen, auch über seinen Fachbereich hinaus und wird von Kollegen geschätzt. Er ist mit den notwendigen Befugnissen ausgestattet und kann Entscheidungen im gewissen Rahmen selbst treffen.

Profitipp: Auch wenn Azubis oftmals als erstes vorgeschlagen werden, ist das in den meisten Fällen nicht die beste Wahl. Ihnen fehlt sowohl das Branchenwissen als auch die Erfahrung im eigenen Unternehmen. Mit 1-2 Tagen Berufsschule in der Woche fällt der Ansprechpartner damit überdurchschnittlich oft aus und notwendige Entscheidungen und Freigaben können nicht, ohne Rücksprache mit Vorgesetzten sowieso nicht, gegeben werden. Damit wird der Azubi leider nur zum Wasserträger.

3. Scope Creep

Jetzt wird es richtig spannend. Bei diesem Wort stellt es Projektleitern nämlich regelmäßig die Nackenhaare auf. Einer Studie unter Softwareentwicklungsprojekten belegt, dass in 63% der Fälle Scope Creep als wesentlicher Faktor für Budgetüberschreitungen identifiziert wurde (Lamri London and Newcastle Seminars, 2003/4). Aber was ist ein Scope Creep? Scope Creep ist der Überbegriff für Änderungen an den ursprünglich festgelegten Projektanforderungen (Gill, 2002).

Wie kommt es dazu? Im Wesentlichen können dafür 3 Gründe genannt werden:

Übersehene Anforderungen durch:

 

• Falsche Zieldefinition

 

• Unzureichende Planung

 

• Fehlkommunikation

 

• Unzureichende Anforderungsanalyse

 

Funktionserweiterung aufgrund von:

 

• Zusammenlegung mehrerer Projekte

 

• Erweiterungswunsch des Auftragsgebers

 

• Perfektionismus

 

• Zufriedenstellen des Kunden/Konfliktvermeidung

 

Externe Einflüsse wie:

 

• Anforderungen von Drittanbietern

 

• Gesetzgebung

 

• Markt- und Trendveränderungen

 

• Neue Chancen am Markt gegenüber Mitbewerbern

 

Und das sind nur einige Beispiele. Klingt nicht trivial, oder? Wenn Sie den Artikel bis hier her vollständig gelesen haben, werden Sie die Zusammenhänge zu den vorherigen Themen erkennen. Ein guter Projektleiter, der schon öfter in die Situation gekommen ist (wir alle müssen wachsen) wird Augen und Ohren offenhalten und Maßnahmen ergreifen, um Vorzubeugen oder die Anforderungen in professioneller Weise zu bewältigen. Ein einfaches Mittel ist die schriftlich festgehaltene Definition des Projektumfangs, bzw. der Leistungen sowie der Nicht-Leistungen (sogenannte Abgrenzung).

So machen Sie es besser:

Schaffen Sie Sicherheit bei Auftraggeber und Auftragnehmer durch eine saubere Anforderungsdefinition. Workshops sind dafür ein gängiges und erprobtes Mittel. Sprechen Sie den Projektleiter offen darauf an, wie er mit möglichen Anforderungsänderungen umgeht und wie das Projekt dokumentiert wird.

Profitipp: Unsere Projektmethodik minimiert Risiken von Fehlkalkulationen und stellt durch die Erstellung von Prototypen schon früh im Projekt fest, ob Kunde und Agentur noch vom selben sprechen. Damit bleiben Sie in Kontrolle des Projektverlaufs.

David Kosfeld
─ Projektleiter / Kundenberater  ─
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