6 Tipps für ein erfolgreiches Projekt

|   Ratgeber

Die Rolle der Kunden in einem Projekt ist ebenso wichtig wie die der Agentur und anderen Akteuren. Als Projektauftraggeber ist der Kunde maßgeblich mitverantwortlich, das Projekt sicher zum gewünschten Ziel zu führen, unter Berücksichtigung von Zeit, Budget und Qualität.

Es versteht sich von selbst, dass die für ein Projekt als verantwortliche benannte Person beim Auftraggeber für andere Tätigkeiten eingestellt wurde als die Projektkoordination der neuen Webseite zu übernehmen. Für die zusätzlichen Aufgaben muss dem Projektverantwortlichen entsprechender zeitlicher Freiraum geschafft werden.

Damit Ihr Projekt zu Ihrer Zufriedenheit abläuft, geben wir Ihnen 6 Tipps an die Hand, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

 

1. Tipp: Formulieren Sie eine klare Zielvorstellung

 

Das Risiko:

Besonders wenn mehrere Personen am Projekt beteiligt sind, kann es vorkommen, dass keine klare und einheitliche Vorstellung davon herrscht, warum das Projekt durchgeführt wird und was damit erreicht werden soll. So werden unterschiedliche Ziele verfolgt.

So geht’s besser:

Erklären Sie den Projektbeteiligten detailliert, warum es das Projekt gibt und was damit erreicht werden soll. Formulieren Sie Grund und Zielsetzung schriftlich, sodass es eine visuelle Hilfe gibt, auf die immer wieder zurückgegriffen und mit der kontrolliert werden kann, ob das Projekt noch richtig ausgerichtet ist.

So profitieren Sie:

Prioritäten und Umfang des Projekts sind genau definiert. So ist sichergestellt, dass in die richtige Richtung gearbeitet wird und Folgeaufwände werden vermieden.

 

2. Tipp: Planen Sie sich Zeit ein

Das Risiko:

Sie sind im Tagesgeschäft eingespannt und finden nicht die Zeit, sich zusätzlich um das Projekt zu kümmern.

So geht’s besser:

Zeitliche Freiräume schaffen. Wenn mehrere Personen beteiligt sind helfen regelmäßige, feste Abstimmungstermine, um nicht aus dem Tritt zu kommen. Außerdem hilft es, sich bereits vor Projektbeginn zusammenzusetzen und die Aufgaben zu besprechen, sodass (zeit-)kritische Punkte frühestmöglich intern identifiziert werden.

So profitieren Sie:

Lange Phasen der Stagnation werden vermieden, die Qualität des Projekts bleibt hoch und das Projekt wird zeitnah fertiggestellt.

 

3. Tipp: Informieren Sie die Entscheidungsträger über den Projektverlauf

Das Risiko:

Entscheidungsträger haben durch fehlendes Feedback nicht die Möglichkeit auf den aktuellen Stand und die weitere Ausrichtung zu reagieren.

So geht’s besser:

Wichtige Personen regelmäßig auf dem aktuellen Stand halten, z.B. durch regelmäßige Termine, Bereitstellung der Termindokumentationen oder spätestens bei wichtigen Schritten, wie den Freigaben. Schon ein kurzer Austausch bei einem Kaffee kann hilfreich sein. So sind die Entscheidungsträger im Informationsloop und können sich einbringen.

So profitieren Sie:

Die Ausrichtung und Zielsetzung des Projekts werden stetig kontrolliert. Abweichungen werden frühzeitig identifiziert und es kann gegengesteuert werden. Die Qualität, die benötigte Zeit und die Aufwände bleiben überschaubar.

 

4. Tipp: Geben Sie klares Feedback zu Ihren Änderungswünschen

Das Risiko:

Änderungen sind nicht verständlich und werden nicht wunschgemäß umgesetzt oder ziehen Rückfrageschleifen nach sich. Dadurch verlängert sich die Projektlaufzeit, die Qualität nimmt ab und vermeidbare es entstehen vermeidbare Korrekturschleifen.

So geht’s besser:

Holen Sie die beteiligten Personen früh ins Boot und bereiten Sie sie auf die Aufgabe vor. Besprechen Sie, wenn möglich, Feedbacks gemeinsam, um Diskrepanzen aufzudecken und einen klar formulierten Änderungswunsch einzureichen. Änderungswünsche kommunizieren Sie idealerweise nur über eine Person und falls notwendig mit ergänzenden Informationen, wie Skizzen.

So profitieren Sie:

Unnötige Rückfrageschleifen werden vermieden und Änderungswünsche können sicher und gezielt durchgeführt werden.

 

5. Tipp: Planen Sie die Inhalte Ihrer Webseite im Vorfeld

Das Risiko:

Durch unterschätzten Aufwand in der Inhaltserstellung werden Inhalte nicht rechtzeitig fertig, was zu verlängerter Projektlaufzeit führt. Im schlimmsten Fall tritt Müdigkeit oder sogar Resignation beim Bearbeiter ein.

So geht’s besser:

Verschaffen Sie sich zu Beginn des Projekts einen guten Überblick über die Inhalte (Logo, Bilder, Texte, Videos, PDFs, etc.) die bereitgestellt oder erstellt werden müssen, bestenfalls auch in Rücksprache mit der Agentur. Halten Sie ggf. in einer Liste fest, was bereits vorhanden ist und was fehlt. Planen Sie die Zeit für das Erstellen von Inhalten großzügig ein und lassen Sie sich zeitliche Schätzungen von den externen Dienstleistern geben, die Sie hinzuziehen.

So profitieren Sie:

Der Umfang ist bekannt, planbar und es kann entsprechend gesteuert werden. Dadurch kommt das Projekt nicht unerwartet zum Stocken und die Motivation der beteiligten Personen bleibt hoch.

 

6. Tipp: Stellen Sie eine regelmäßige Kommunikation des Projektstands sicher

Das Risiko:

Unzureichende Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer führt zu Informationsverlust, Planungsunsicherheiten, Unklarheiten zum Projektstand und allgemeiner Verunsicherung, welche die Zusammenarbeit und das Projektergebnis gefährden.

So geht’s besser:

Finden Sie die Zeit sich auszutauschen. Bei größeren Projekten mit entsprechender Laufzeit empfiehlt es sich einen Jour fixe einzurichten. Informieren Sie über planbare und unplanbare Umstände, wie Urlaub oder Krankheit (sobald bekannt), die sich auf das Projekt auswirken. Kommunizieren Sie Zwischenstände bei größeren Arbeiten. Das hilft auch bei der Selbstreflexion, ob besprochene Termine haltbar sind und ob Fortschritt zu verzeichnen ist.

So profitieren Sie:

Die Projektbeteiligten sind über den aktuellen Projektstand informiert und es wird gemeinsam im Sinne des Projekts gearbeitet. Bislang unsichtbare Hürden werden sichtbar und können in der weiteren Planung berücksichtigt werden.
 

Ich freue mich darauf gemeinsam mit Ihnen Ihr Projekt zu leiten

David Kosfeld
─ Projektleiter / Kundenberater  ─
Google AdWords Certified Specialist / Google Analytics IQ Certified / bing Ads Accredited Professional

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