Tipps gegen die E-Mail-Flut oder wie man ein Postfach sauber hält

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Foto: pixabay.com #323653; Gerd Altmann

Der erste morgendliche Blick ins Postfach und man wird überschwemmt von einer Flut von ungelesenen E-Mails. Automatische Benachrichtigungen, Kollegen, Kunden, Newsletter und Angebote, da den Überblick zu behalten und die Spreu vom Weizen zu trennen, fällt gar nicht so leicht.
 

(Müll-)trennung

Ein Posteingang ist kein Mülleimer. Man sollte durchaus den Mut haben, Mails zu löschen. Allen voran unwichtige Mails. Für Newsletter mit interessanten Themen, die man später noch mal nachlesen möchte, bietet es sich an, einen extra Ordner zu erstellen und sie dort abzulegen. Generell macht es Sinn, sich für verschiedene Aufgaben Ordner anzulegen und diese zum Beispiel mit "1. Diese Woche erledigen", "2. Bei Gelegenheit lesen" zu beschriften, die Nummerierung listet die Ordner in entsprechender Priorität auf. Und immer dran denken: Der Posteingang ist eine Arbeitsfläche und keine Ablage! Nur die wichtigsten Mails, die es zu bearbeiten gilt, haben hier Platz. Viele Mails sind Updates oder enthalten Informationen, die man als Erinnerung in seinem Posteingang lässt. Die Folge: Längst vergangene Termine sammeln sich im Posteingang an - also lieber eine Erinnerung anlegen und Mail löschen.

Mails bearbeiten

Mails, die sich in drei Minuten beantworten lassen, können schnell abgearbeitet werden.  Klare Ansagen schützen vor Nachfragen und vor weiteren Mails. Passt ein Termin nicht, dann sollte man nicht mit „Geht’s auch später?“ antworten, sondern dem Gegenüber direkt einen neuen Termin anbieten.  Generell gilt die Merkregel: Keep it simple and stupid (kurz: Kiss). 60 Prozent der Mails sollten kurz und knapp in drei (Ab-)Sätzen abgehandelt werden. Der Empfänger hat ebenfalls viel zu tun. Aufzählungen und eine Konzentration auf die Hauptaussagen machen ihm die Beantwortung ebenfalls leichter.

Sich nicht stören lassen.

Neue eingehende Mails halten Sie immer wieder von der Arbeit ab und bringen Sie aus dem Rhythmus? Schon mal gedacht offline zu gehen? In der Regel reicht es, seine Mails alle zwei Stunden zu checken. Das genügt, um kurzfristig verfügbar zu sein und erlaubt es, sich konzentriert einer Aufgabe zu widmen. Im Idealfall tragen Sie Ihre Aufgaben und Termine im CRM ein, damit Ihre Kollegen wissen, dass Sie zurzeit nicht verfügbar sind.

Nicht für alles eignet sich eine E-Mail

Komplizierte Sachverhalte lassen sich oftmals leichter in einem persönlichen Gespräch beziehungsweise am Telefon besprechen.

Vorsicht vor Viren und Kettenbriefen

Unbekannte Mails und Anhänge sollte man nicht leichtfertig öffnen. Kein Unbekannter liebt jemand Fremden. Kein Mensch mit einem unaussprechlichen Namen an einem Ort, den man fünf Minuten auf der Landkarte suchen müsste, möchte jemandem Geld schenken. Auch wenn der Absender auf den ersten Blick bekannt erscheint, sollte man sich die Mailadresse lieber genau ansehen, bevor man merkwürdige Anhänge öffnet.  

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